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L’evoluzione del lavoro da remoto consente ai dipendenti di società britanniche di stabilirsi in Italia pur continuando a lavorare per l’employer estero.

Questa scelta genera implicazioni fiscali e legali per entrambe le parti. Il datore di lavoro deve valutare se la presenza del dipendente in Italia possa far nascere una stabile organizzazione, con conseguenze in termini di imposizione e adempimenti.

Questa prima parte analizza i principali rischi per l’employer; nella seconda parte vedremo gli adempimenti per il lavoratore.

Rischio di stabile organizzazione occulta
Il rischio principale per un employer estero che permette al proprio dipendente di lavorare stabilmente dall’Italia è la configurazione di una stabile organizzazione (permanent establishment). Secondo la normativa italiana (art. 162 TUIR) e i commentari OCSE, la presenza di una persona che lavora da un’abitazione in Italia può rientrare nella definizione di “sede fissa di affari” se l’attività svolta per conto dell’azienda è continuativa e parte integrante del core business.

L’Agenzia delle Entrate e la giurisprudenza italiana hanno riconosciuto che la casa del rappresentante può costituire una stabile organizzazione occulta della società straniera.

Il commentario OCSE individua tre criteri fondamentali per verificare l’esistenza di una stabile organizzazione:

La casa è a disposizione dell’impresa? Se l’azienda richiede al dipendente di lavorare da casa e non gli offre un ufficio, l’abitazione può essere considerata “a disposizione” dell’impresa.

Abitualità e continuità dell’utilizzo : la presenza temporanea (brevi periodi nell’anno) non configura una stabile organizzazione, mentre la permanenza prolungata (oltre 183 giorni) è un forte indicatore.

Tipo di attività svolta : la stabile organizzazione sussiste se il dipendente svolge funzioni che rientrano nel core business e non hanno carattere preparatorio o ausiliario.

Esempio pratico: una società di consulenza informatica con sede a Londra consente a un consulente senior di trasferirsi definitivamente a Milano. Il professionista continua a concludere contratti di consulenza e gestisce il portafoglio clienti dall’Italia. Questa attività è centrale per l’azienda e viene svolta in maniera abituale; l’azienda non dispone di un ufficio in Italia e la casa del dipendente è l’unico luogo di lavoro. Secondo i criteri OCSE questa situazione può configurare una stabile organizzazione occulta, con obbligo per la società di registrarsi e pagare imposte in Italia.

Scelta tra ufficio di rappresentanza, stabile organizzazione o nessuna entità
Un datore di lavoro non residente che vuole regolamentare la posizione del dipendente in Italia ha tre opzioni principali:

Ufficio di rappresentanza. Si tratta di una sede fissa che svolge solo attività promozionali, informative o di ricerca. Non genera reddito imponibile ma richiede l’attribuzione di un codice fiscale, l’iscrizione al Registro delle Imprese e la nomina di un rappresentante previdenziale per la tenuta del libro unico del lavoro, il versamento dei contributi e la predisposizione dei modelli CU e 770. L’ufficio di rappresentanza non è sostituto d’imposta, quindi le ritenute fiscali non vengono operate.

Stabile organizzazione. Ha personalità fiscale; può svolgere attività commerciali e produttive. In questo caso l’azienda è soggetta a imposta sui redditi in Italia e diventa sostituto d’imposta per i dipendenti. La stabile organizzazione permette di assumere lavoratori direttamente e di applicare l’agevolazione “impatriati” in busta paga.

Nessuna entità locale. La società può assumere il lavoratore con contratto britannico e consentirgli di lavorare dall’Italia senza costituire una sede in loco. L’azienda non è sostituto d’imposta ma deve nominare un rappresentante previdenziale per versare i contributi italiani. Questa opzione comporta un rischio elevato: le autorità fiscali possono contestare la presenza di una stabile organizzazione occulta.

Esempio pratico: una start‑up del Regno Unito impiega un responsabile marketing che si trasferisce in Italia e lavora da casa con un contratto inglese. La società non apre alcuna entità italiana e continua a versare i contributi nel Regno Unito. Sebbene inizialmente non siano dovute ritenute IRPEF, l’INPS può richiedere la nomina di un rappresentante previdenziale. Se il dipendente negozia contratti con clienti italiani, l’Agenzia delle Entrate può contestare l’esistenza di una stabile organizzazione con tasse e sanzioni retroattive.

Obblighi di ritenuta e contributi
Se viene costituita una stabile organizzazione, l’impresa deve iscriversi all’INPS, aprire una posizione assicurativa, tenere i libri contabili e operare le ritenute fiscali e previdenziali sui salari. Per l’ufficio di rappresentanza, la società non è sostituto d’imposta ma deve comunque nominare un rappresentante che versi i contributi IVS e i contributi minori alle scadenze ordinarie. In assenza di entità locale, resta obbligatoria la designazione di un mandatario per i contributi italiani.

Altri rischi e considerazioni
Oltre alla fiscalità diretta, il datore di lavoro deve considerare altri aspetti:

Imposta sulle società: la presenza di un lavoratore in Italia che costituisca una stabile organizzazione rende la società estera soggetta alla corporate tax italiana.

Adempimenti legali: l’azienda deve rispettare le normative su immigrazione, lavoro e privacy; garantire la salute e sicurezza del lavoratore; adeguare le polizze assicurative.

Contrattazione collettiva e smart working: se il lavoro è svolto in regime di “lavoro agile” ai sensi del D.Lgs. 81/2017, è necessario stipulare un accordo individuale e comunicare il rapporto al Ministero del Lavoro entro cinque giorni.

Conclusione (Parte I)
Consentire a un dipendente di lavorare in smart working dall’Italia può essere vantaggioso ma presenta rischi significativi per il datore di lavoro britannico.

Per mitigare tali rischi è fondamentale valutare attentamente la presenza di una stabile organizzazione, scegliere la struttura più adeguata (ufficio di rappresentanza o branch) e assicurarsi di adempiere a tutti gli obblighi fiscali e previdenziali.

Seguirà la Parte II, che analizzerà gli adempimenti pratici per il dipendente.